Эволюция бюджетного управления в организации

1. Что такое бюджетирование и какие преимущества оно дает компании?

Любая компания имеет свой капитал, который для успешной деятельности предприятия необходимо сохранять и приумножать. Для того чтобы четко контролировать финансовые потоки – основные расходы,  доходы, непредвиденные траты, отчисления, инвестиции и т.д., необходимо создать четкий контроллинг над всей экономической деятельностью организации.

Бюджетирование – инструмент контроллинга, призванный обеспечивать достижение стратегических и оперативных целей компании, позволяющий анализировать отклонения получаемых по факту показателей от запланированных.

Бюджетирование  является показателем качества управления компанией и принимаемых решений.

Бюджет - это модель деятельности компании в финансовой проекции. Работая с этой моделью, руководство компании оттачивает свои решения, находит наилучший сценарий, баланс между желаемым и возможным.

2. Кому нужно бюджетирование и в чем оно помогает?

2.1. Генеральному директору:

• Повысить управляемость компанией;
• Увеличить прозрачность компании;
• Контролирование  компании и улучшение ее  финансово-экономического состояни;
• Эффективное развитие компании;
• Нацеленность на результат и проявление воли генерального директора.

2.2. Директору по развитию:

• Просчитать альтернативы развития компании  по нескольким направлениям;
• Контролировать наиболее эффективные направления и виды хозяйственной деятельности
• Корректировать направления с низкой эффективностью;
• Планировать инвестиции на длительный период;
• Трансформировать долгосрочные цели в краткосрочные.

2.3. Исполнительному директору:

• Обеспечить взаимосвязь между интересами подразделений и компании в целом;
• Повысить эффективность управления и распределение ресурсов в разрезе подразделений.

2.4. Коммерческому директору, директору по маркетингу:

• Снизить риски (экономические, политические, сырьевые);
• Повысить финансовую устойчивость;
• Повысить конкурентные преимущества.

2.5. Финансовому директору:

• Оптимизировать / перераспределить финансовые ресурсы;
• Уменьшить кредитную нагрузку;
• Привлечь новые источники финансирования.

2.6. Функциональным менеджерам:

• Обеспечить своевременное наличие необходимых для выполнения поставленных задач ресурсов, в т. ч. товарно-материальных запасов, оборудования, денежных средств.

2.7. Персоналу компании:

• Повысить мотивацию путем создания мотивационных схем;
• Получить объективную оценку своей работы.

3. Основные виды бюджетов

3.1. Финансовые бюджеты

Три основных финансовых бюджета, которые содержат сводную информацию о финансово-экономическом состоянии компании:

• Бюджет доходов и расходов (БДР) (управление финансовым результатом);
• Бюджет движения денежных средств (БДДС) (управление финансовыми потоками);
• Бюджет по балансовому листу (ББЛ) (управление финансовым положением).

Эти финансовые бюджеты дают информацию, какой финансовый результат (прибыль) принесет бизнес, какие финансовые потоки через него пройдут, какие активы будут задействованы в данном бизнесе, насколько они эффективно используются и финансируются.

Соответственно, на вопрос о том, какую прибыль/рентабельность зарабатывает компания, отвечает бюджет доходов и расходов (БДР), на вопрос, какие финансовые потоки проходят через компанию, отвечает бюджет движения денежных средств (БДДС), а на вопрос, какими активами управляет компания, как они профинансированы и насколько эффективно используются, отвечает бюджет по балансовому листу.

Все эти три финансовых бюджета нужно анализировать вместе. Имея информацию обо всех трех финансовых срезах, директор может полностью контролировать и управлять финансово-экономическим состоянием своей компании.

3.2. Операционные бюджеты

Помимо рассмотренных выше трех основных финансовых бюджетов, в компании может быть составлено большое число операционных бюджетов, их число зависит от выделенных объектов бюджетирования.

3.3. Вспомогательные и специальные бюджеты

Назначение специальных бюджетов заключается в более тщательном планировании динамики активов бизнеса, определении системы условий и ограничений, которая может быть установлена для данного бизнеса. Специальные бюджеты показывают калькуляцию или распределение отдельных статей основных бюджетов: налоговый, распределения прибыли, отдельных проектов и программ, инвестиционный бюджет (бюджет капитальных (первоначальных) затрат), кредитный план (план привлечения финансовых ресурсов), и др. Набор этих бюджетов определяется руководством предприятия в зависимости от специфики хозяйственной деятельности.

Вспомогательные и специальные бюджеты используются для подготовки исходной информации, необходимой для составления основных бюджетов и обработки итоговой информации в них; более точного определения целевых показателей и нормативов финансового планирования, более четкого учета особенностей местного налогообложения

4. Правила бюджетирования

Первое правило – это единая система ведения финансовой отчетности на предприятии, обеспечивающая полноту ведения учета хозяйственных операций, позволяющая снизить ошибки сотрудников в выполнении тех или иных процедур. Фирма при этом должна функционировать слаженно, а коллектив должен сотрудничать между собой.

Согласно второму правилу, у процесса бюджетирования должен быть грамотный руководитель, который сможет организовать работу всех отделов и каждого сотрудника в нужном ключе, вплоть до строгих санкций в случае несоблюдения утвержденных правил ведения финансовой деятельности.

Третье правило утверждает, что залог успешности бюджетирования – это его автоматизированный процесс. Потому фирма должна позаботиться и том, чтобы оснастить своих сотрудников необходимой техникой и программами, позволяющими достигать максимальной эффективности в контроллинге бюджета.

5. Зачем нужна автоматизированная система бюджетирования

В настоящее время все больше компаний испытывает потребность в получении оперативной и достоверной информации для принятия качественных управленческих решений. Предприятия уделяют внимание не только анализу результатов своей работы, но и планированию дальнейшей деятельности. Это выражается в стремлении эффективно использовать собственные ресурсы и возможности. На сегодняшний день одним из наиболее востребованных инструментов для оперативного планирования и управления компанией являются автоматизированные системы бюджетирования и финансового планирования.

Основная цель внедрения автоматизированной системы бюджетирования – повышение финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости предприятия.

Благодаря автоматизации бюджетирования, можно оперативно составить платежный календарь, планировать выплаты под предстоящие поступления денег, анализировать постоянные платежи, оценивать динамику платежей, контролировать соблюдение установленных лимитов, оценивать баланс распределения средств на банковских счетах предприятия.

Внедрение системы бюджетирования позволяет руководителям:

• прогнозировать развитие компании в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
• оперативно получать точные фактические данные.

Таким образом, контролируя исполнение запланированных показателей, руководство может выбирать верную стратегию развития, контролировать расходы и осуществлять эффективное управление денежными средствами.

Автоматизация бюджетирования имеет неоспоримые преимущества: формирование бюджетов различного уровня, начиная от бюджетов отдельных подразделений и заканчивая бюджетом холдинга, упрощение сбора фактических данных для бюджетов, гибкая настройка правил трансляции, анализ бюджетов и их исполнения по аналитическим разрезам бюджетирования.

Автоматизация достигается путем внедрения специальной информационной системы. В результате внедрения информационных систем предприятие получает следующие выгоды:

• получение рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т. д.;
• освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечение достоверности информации;
• замена бумажных носителей данных на электронные носители, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме.

Автоматизированное бюджетирование позволяет без привлечения программистов и разработчиков осуществлять бюджетирование с высокой степенью участия центров ответственности, поддерживать бюджетирование «сверху», «снизу» и смешанный тип, строить прогнозы, выполнять анализ «что если», автоматизировать согласование и утверждение бюджетов, получать данные из учетных и других систем, выполнять план-фактный анализ.

6. Результаты внедрения автоматизированной системы бюджетирования

Автоматизированная система бюджетирования позволит организации:

• создать эффективную систему управления финансами;
• планировать  финансово-хозяйственную деятельность компании, нацеленную на конкретный результат;
• повысить финансовую обоснованность принимаемых решений;
• прогнозировать и корректировать финансовые результаты деятельности отдельных подразделений, направлений бизнеса и компании в целом с учетом фактора риска;
• провести сравнительный анализ финансовой эффективности различных проектов, подразделений, направлений бизнеса и компании в целом;
• повысить  финансовую дисциплину и эффективность распределения финансовых ресурсов компании;
• с помощью прозрачной системы управления финансами увеличить эффективность управления;
• осуществить контроль за выполнением планов;
• повысить мотивацию сотрудников, их нацеленность на результат, путем создания мотивационных схем.

7. Сравнение достоинств и недостатков ведения бюджетирования в различных программных средствах

Выбор информационной системы обусловлен многими факторами. Прежде всего, это:

• функциональность системы;
• стоимость и трудозатраты по внедрению такой системы;
• сроки внедрения.

Современная автоматизированная система должна не только поддерживать гибко настраиваемый импорт фактических данных из учетных систем, но и обладать возможностями отслеживания лимитов по статьям, нормативов и других ключевых показателей и выдавать соответствующие предупреждения. Сроки и бюджет внедрения должны быть соизмеримы с пользой, поставляемой информационной системой.

Для достижения успеха в процессе автоматизации необходимо, прежде всего, четко определить критерии эффективности информационной системы.

7.1. Excel

Достоинства и недостатки использования MS Excel для автоматизации бюджетирования:

Достоинства:

• быстрое и недорогое внедрение процессов планирования;
• доступность и простота освоения продукта;
• удобство работы с таблицами, в т. ч. быстрый ввод данных путем копирования массивов информации;
• возможность быстро вводить любые формулы (любая математическая функция может быть реализована в Excel);
• возможность строить практически любые взаимосвязи между данными;
• наличие встроенных инструментов прогнозирования;
• возможность импортировать информацию из большинства учетных систем, что облегчает ввод данных.

Недостатки:

• отсутствие многопользовательского доступа;
• для консолидации данных во многих случаях требуется написание специальных макросов;
• низкая (по сравнению с системами BI) скорость обработки при работе с большими объемами данных, которая дополнительно снижается при необходимости одновременного пересчета данных из нескольких связанных файлов;
• ручное обновление, когда при добавлении и удалении строк и столбцов приходится вносить множество изменений в различных частях таблицы. Эти операции могут отнять значительное количество времени, что очень неудобно при постоянно меняющемся ассортименте, статьях, различных факторах;
• в формулах ссылка на другую ячейку встречается столько раз, сколько раз значение  этой ячейки необходимо для вычисления формулы. При необходимости изменить ссылку приходится изменять все вхождения адреса ячейки в формулу. При этом также возможно появление ошибок;
• недостаток контроля за исправлениями повышает риск ошибок, возникающих из-за невозможности отследить, протестировать и изолировать изменения;
• сложно выяснить, какие изменения, кем и когда были внесены в программу
• если нужно составить несколько вариантов бюджета, то для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что может привести к путанице;
• различные части данных для бюджета хранятся в нескольких связанных файлах. Есть риск случайно удалить один из них, тогда связи рушатся;
• нет гибких механизмов разграничения доступа к данным, все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть ограничены. В связи с этим приходится хранить данные бюджетирования в отдельных  файлах (закрытых паролями от других пользователей), а не в едином хранилище;
• встроенных инструментов прогнозирования иногда не достаточно для выполняемой задачи,;
• недостаточная функциональность для бюджетирования, т.к. нет средств регламентации процесса.

7.2. PlanDesigner

Достоинства:

• доступность настраивания интерфейса и вывода отчетов пользователем без участия программиста.

Недостатки:

• дорогостоящее ПО и реализация всех возможностей системы требует много времени.

7.3. BPIan

Достоинства:

• простота настройки ПО;
• гибкость настраивания модели системы;
• своевременный анализ отклонений, позволяющий скорректировать процесс исполнения бюджета и достижения целевых показателей.

Недостатки:

• отсутствие интеграции с другими учетными системами.

7.4. «ИНТАЛЕВ: корпоративные финансы»

Достоинства:

• позволяет планировать баланс, бюджет движения денежных средств в виде транзакций (проводок);
• система формирует качественный план-факт-график;
• дает возможность отслеживать показатели эффективности (KPI);
• дает возможность просматривать отчеты через web-портал;
• полноценный документооборот.

Недостатки:

• проблемы с производительностью системы на крупных предприятиях.

7.5. «Красный директор»

Достоинства:

• выводит качественные показатели реализации платежного календаря;
• простота интерфейса;
• имеет возможность создания нескольких сценариев развития компании и последующего план-факт-анализа по каждому из них.

Недостатки:

• отсутствие формирования настраиваемых (нестандартных) отчетов.

7.6. «1С:8 УПП»

Достоинства:

• наиболее удобная привязка к фактическим данным;
• большое количество наличия доступных разработчиков системы;
• реализовано взаимодействие между различными сферами учета;
• планирование, бюджетирование, казначейство;
• упрощенная политика лицензирования;
• совместимость с системами банк-клиент, программами налогового учета;
• интеграция с любым программным обеспечением «1С: Предприятие» на уровне баз данных, что позволяет дойти до первоначального документа из любого отчета.

Недостатки:

• для получения всех выгод бюджетирования в УПП требуется перевод всего учета на эту систему. При переходе на работу в единую систему свои выгоды получают все департаменты предприятия, однако процесс перехода на УПП достаточно дорогой.

7.7. «1С:Консолидация 8»

Достоинства:

• обеспечивает прозрачность бизнес-единиц;
• позволяет усилить финансовый контроль в рамках холдинга или многоотраслевого предприятия;
• позволят оперативно получать достоверную корпоративную отчетность, снизить затраты на ее подготовку (существуют инструменты автоматической элиминации внутригрупповых оборотов);
• позволяет рационально нормировать ресурсы и лимитировать расходы с уровня финансового центра холдинга;
• дает возможность быстро включать новые активы в бюджетный процесс;
• удобный механизм загрузки данных из Excel.

Недостатки:

• система предназначена в первую очередь для управления, бюджетирования и финансовой отчетности холдинговых структур, состоящих из нескольких юридических лиц.

7.8. IBM Cognos (BI)

Достоинства:

• современное комплексное решение для автоматизации процессов подготовки и согласования бюджетов, прогнозирования, сбора фактических данных и анализа в компаниях любого масштаба и структуры;
• возможность создания неограниченного количества версий;
• удобная и простая процедура согласования и утверждения бюджетов;
• позволяет обрабатывать неограниченные объемы данных;
• высокая скорость обработки данных;
• возможность проведения «что-если» анализа в онлайн-режиме.
• наличие встроенного статистического пакета;
• наличие механизма сбора данных из других систем (бухгалтерские программы, отраслевые решения, СRM, cистемы управленческого учета, Excel-отчеты и другие), их обработки и представлениясведений в удобной для пользователя форме;
• руководители в любой момент могут отслеживать статус выполнения поставленных сотрудникам задач.

Недостатки:

• дороговизна продукта.